Nutzung des Mail-Generators

Mail-Generator verwenden

Der Mail-Generator wird verwendet, um automatisch E-Mails zu erstellen. Dabei generiert die KI eine passende Antwort auf Basis einer klaren Anweisung oder API-Daten.

Der Knoten eignet sich besonders für:

• automatisierte Support-Antworten

• Antworten auf API-Ergebnisse

• strukturierte Kundenkommunikation

• dynamische Inhalte aus vorherigen Knoten

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Wann sollte der Mail-Generator verwendet werden?

Der Mail-Generator sollte verwendet werden, wenn:

• eine E-Mail generiert werden soll

• eine Antwort auf Basis einer API-Rückgabe erstellt wird

• eine klare Anweisung für eine Mailformulierung existiert

• Variablen aus vorherigen Knoten verwendet werden

Beispiele:

• Rücksendeetikett wurde erstellt

• Erstattung wurde ausgelöst

• Bestellung konnte nicht gefunden werden

• Rückgabe außerhalb der Frist

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Wann sollte stattdessen der Knowledge Hub verwendet werden?

Wenn die Antwort rein wissensbasiert ist und auf vorhandenen Informationen basiert, sollte stattdessen der Knowledge Hub Knoten verwendet werden.

Typische Fälle:

• FAQ-Fragen

• Produktinformationen

• Versandinformationen

• allgemeine Servicefragen

Der Knowledge Hub sucht passende Inhalte aus der Wissensdatenbank und generiert daraus eine Antwort.

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Aufbau des Mail-Generator Knotens

Der Mail-Generator besteht aus mehreren Bereichen:

Instruction

Hier wird definiert, was die KI schreiben soll.

Die Instruction kann enthalten:

• Kundenanfrage

• Daten aus vorherigen Knoten

• konkrete Schreibanweisung

Beispiel:

User: @var{subject} @var{description}

Order: @var{actionReturn}

Sage dem Kunden dass er außerhalb der Rückgabefrist ist und daher keine Rücksendung mehr möglich ist.

Die Variablen werden automatisch aus dem Flow übernommen.

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Dynamische Variablen

Mit Dynamische Daten hinzufügen können Variablen aus vorherigen Knoten eingefügt werden.

Beispiele:

@var{subject}
@var{description}
@var{actionReturn}

Diese Werte werden während der Ausführung automatisch ersetzt.

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Return Variable

Die Return Variable speichert den generierten Mailtext.

Beispiel:

mailBody

Der generierte Text kann anschließend im nächsten Knoten weiterverwendet werden.

Zum Beispiel:

• beim Versenden der E-Mail

• in einem Action-Knoten

• in einem weiteren Text-Generator

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Signatur

Optional kann eine Signatur automatisch hinzugefügt werden.

Wenn aktiviert, wird die definierte E-Mail-Signatur automatisch an das Ende der generierten Nachricht angehängt.

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Einstellungen

Modell

Hier wird das verwendete KI-Modell definiert.

Empfohlen:

GPT-4.1

Dieses Modell eignet sich besonders gut für strukturierte E-Mails.

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Temperatur

Die Temperatur steuert die Kreativität der Antwort.

Empfehlung für Support-Mails:

0.1 – 0.3

Niedrige Werte sorgen für:

• präzise Antworten

• konsistente Formulierungen

• weniger kreative Abweichungen

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Formatiere in HTML

Wenn aktiviert, wird die E-Mail im HTML-Format generiert.

Das ist sinnvoll, wenn:

• Formatierungen benötigt werden

• Links eingefügt werden

• strukturierte E-Mails erstellt werden

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Nachricht senden

Wenn aktiviert, wird die generierte E-Mail direkt an den Kunden gesendet.

Wenn deaktiviert, wird nur der Text generiert und kann in weiteren Knoten verwendet werden.

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Guidelines ignorieren

Diese Option überschreibt die globalen AI-Agent-Guidelines.

In der Regel sollte diese Option deaktiviert bleiben, damit der Ton und Stil konsistent bleibt.

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Beispiele für den Mail-Generator

Beispiel 1 – Rückgabe außerhalb der Frist

Instruction:

User: @var{subject} @var{description}

Sage dem Kunden, dass die Rückgabefrist bereits abgelaufen ist und daher keine Rücksendung mehr möglich ist.

Der Mail-Generator erstellt daraus eine passende Kundenantwort.

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Beispiel 2 – Rücksendung über Partnerplattform

Instruction:

User: @var{subject} @var{description}

Schreibe, dass kein Retourenlabel durch uns erstellt werden kann, da es sich um eine ZFS-Bestellung handelt und der Prozess über Zalando abgewickelt wird.

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Beispiel 3 – Erstattung wurde ausgelöst

Instruction:

User: @var{subject} @var{description}

Order: @var{actionReturn}

Informiere den Kunden, dass eine Erstattung bereits veranlasst wurde und verweise ggf. auf die Zahlungsplattform.

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Best Practices

Klare Anweisungen schreiben

Je klarer die Instruction formuliert ist, desto besser wird die generierte Mail.

Gut:

Informiere den Kunden, dass die Rückgabefrist abgelaufen ist und keine Rücksendung mehr möglich ist.

Weniger gut:

Schreibe etwas zur Rückgabe.

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Variablen verwenden

Nutze Variablen, um den Kontext der Anfrage einzubeziehen.

Zum Beispiel:

@var{subject}
@var{description}

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Kurze und präzise Anweisungen

Der Mail-Generator funktioniert am besten mit klaren und präzisen Instructions.

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Häufige Fehler

Knowledge-Antworten im Mail-Generator

Wenn die Antwort aus einer Wissensdatenbank stammen soll, sollte stattdessen der Knowledge Hub verwendet werden.

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Zu wenig Kontext

Wenn keine Variablen oder Anfrageinformationen enthalten sind, kann die KI die Situation schlechter verstehen.

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Zu kreative Temperatur

Eine zu hohe Temperatur kann zu unnötig kreativen Antworten führen.

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Kurz gesagt

Der Mail-Generator wird verwendet, wenn:

• eine E-Mail automatisch erstellt werden soll

• eine Antwort auf Basis einer API oder Anweisung generiert wird

• Variablen aus vorherigen Knoten genutzt werden

Für wissensbasierte Antworten sollte stattdessen der Knowledge Hub verwendet werden.