Start-Topic befüllen

Das Start-Topic für Mail wird verwendet, um bereits vor der eigentlichen Topic-Erkennung erste Schritte im Workflow auszuführen.

Die Idee dahinter ist, Dinge schon im Vorfeld zu erledigen, die:

• für alle Flows relevant sind

• für die spätere Verarbeitung benötigt werden

• bestimmte Mails vorab aussortieren

• Variablen oder Aktionen schon früh im Prozess setzen

So kann der Mail-Workflow sauber vorbereitet werden, bevor die eigentliche Erkennung startet.

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Wofür ist das Start-Topic da?

Das Start-Topic ist der erste Einstiegspunkt für eingehende Mails.

Hier können Aufgaben platziert werden, die immer zuerst ausgeführt werden sollen.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Variablen setzen

• Vorab-Prüfungen durchführen

• Webhooks oder Actions ausführen

• Mails filtern, die nicht in die Erkennung gehen sollen

• Absprünge in andere Flows auslösen

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Warum ist das sinnvoll?

Wenn bestimmte Schritte in jedem Mail-Flow gebraucht werden, sollten sie nicht mehrfach in einzelnen Topics gebaut werden.

Stattdessen werden sie zentral im Start-Topic platziert.

Dadurch wird die Struktur:

• übersichtlicher

• wartbarer

• effizienter

Außerdem können irrelevante oder unerwünschte Mails bereits vor der Erkennung abgefangen werden.

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Was kann im Start-Topic gemacht werden?

Variablen setzen

Im Start-Topic können Variablen gesetzt werden, die später in allen Workflows verfügbar sein sollen.

Beispiele:

• Sprache

• Land

• Brand

• Kanal

• interne Flags

• Informationen aus Betreff oder Mailtext

Diese Variablen können anschließend in Bedingungen, Webhooks, Code-Knoten oder Knowledge Hub Knoten verwendet werden.

Aktionen vorab ausführen

Wenn bestimmte Aktionen für alle eingehenden Mails relevant sind, können sie direkt im Start-Topic stattfinden.

Zum Beispiel:

• Daten aus einer API abrufen

• ein Ticket-Feld setzen

• Informationen aus einem externen System laden

• einen Vorfilter anwenden

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Absprünge vorbereiten

Im Start-Topic können auch bereits erste Entscheidungen getroffen werden, um Mails in andere Pfade oder Workflows weiterzuleiten.

Das ist hilfreich, wenn bestimmte Mails nicht durch die normale Erkennung laufen sollen.

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Irrelevante Mails aussortieren

Ein besonders wichtiger Einsatzbereich des Start-Topics ist das Vorfiltern irrelevanter Mails.

Zum Beispiel:

• automatische Abwesenheitsnotizen

• Spam

• interne Systemmails

• nicht relevante Benachrichtigungen

• doppelte oder unerwünschte Eingänge

Wenn diese Mails bereits im Start-Topic gestoppt werden, gehen sie nicht in die eigentliche Topic-Erkennung.

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Wichtig: Gestoppte Mails landen nicht normal im Bot Gym

Mails, die im Start-Topic gestoppt oder aussortiert werden, fließen nicht normal in die Erkennung ein.

Sie erscheinen stattdessen nur unter dem Filter:

Irrelevant

Das bedeutet:

• sie werden nicht wie normale erkannte Tickets im Bot Gym angezeigt

• sie beeinflussen die Topic-Erkennung nicht direkt

• sie können gezielt als irrelevante Mails betrachtet werden

Das ist besonders nützlich, um das Training sauber zu halten.

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Best Practice für das Start-Topic

Alles hinein, was für alle Mails gilt

Wenn ein Schritt für jede eingehende Mail relevant ist, gehört er ins Start-Topic.

Zum Beispiel:

• Variablen setzen

• Standardprüfungen

• globale Vorfilter

• allgemeine Routing-Logik

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Keine komplexe Topic-Logik im Start-Topic aufbauen

Das Start-Topic sollte den Mail-Eingang vorbereiten, aber nicht die komplette Erkennungslogik ersetzen.

Es geht hier um Vorbereitung und Filterung, nicht um die eigentliche thematische Bearbeitung.

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Irrelevante Mails früh filtern

Mails, die nicht in die Erkennung oder Automatisierung einfließen sollen, sollten möglichst früh im Start-Topic gestoppt werden.

So bleibt das Training im Bot Gym sauberer und fokussierter.

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Variablen früh setzen

Alles, was später im Flow mehrfach gebraucht wird, sollte nach Möglichkeit direkt am Anfang gesetzt werden.

So können nachfolgende Topics und Workflows einfacher aufgebaut werden.

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Typische Anwendungsfälle

Das Start-Topic eignet sich besonders für:

• Land oder Brand früh erkennen

• Sprache setzen

• Systemmails ausschließen

• Auto-Replys filtern

• Vorab-API-Aufrufe machen

• allgemeine Ticketdaten vorbereiten

• Routing vorbereiten

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Beispielhafte Logik im Start-Topic

Ein typischer Ablauf kann so aussehen:

1. Eingehende Mail kommt an

2. Start-Topic wird ausgeführt

3. Prüfen, ob die Mail relevant ist

4. Falls nötig: Variable setzen

5. Falls nötig: Aktion oder Webhook ausführen

6. Falls irrelevant: stoppen

7. Falls relevant: weiter in die Erkennung

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Vorteile des Start-Topics

Zentrale Vorbereitung

Alle allgemeinen Schritte liegen an einer Stelle.

Weniger doppelter Aufwand

Die gleiche Logik muss nicht in mehreren Topics nachgebaut werden.

Sauberere Erkennung

Irrelevante Mails können vorab entfernt werden.

Bessere Wartbarkeit

Änderungen an globalen Schritten müssen nur einmal vorgenommen werden.

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Häufige Fehler

Zu viel Logik im eigentlichen Topic statt im Start-Topic

Wenn globale Schritte in jedem einzelnen Topic gebaut werden, wird der Workflow unnötig komplex.

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Irrelevante Mails nicht früh genug filtern

Dann landen unnötige Mails in der Erkennung und erschweren das Training.

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Variablen zu spät setzen

Wenn wichtige Variablen erst später im Workflow gesetzt werden, können sie in frühen Schritten nicht genutzt werden.

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Kurz gesagt

Das Start-Topic für Mail dient dazu, eingehende Mails vor der Erkennung vorzubereiten.

Dort können zum Beispiel:

• Variablen gesetzt

• Aktionen ausgeführt

• irrelevante Mails gefiltert

• erste Absprünge vorbereitet

werden.

Alles, was dort gestoppt wird, erscheint nur unter „Irrelevant“ und nicht als normale Erkennung im Bot Gym.